Privacy Policy / Політика конфіденційності

Privacy and Personal Data Protection Policy of the «Aivengo Sherwood» Hotel Complex

Last updated: March 18, 2026

This Privacy Policy describes how the «Aivengo Sherwood» hotel complex ("We", "Complex") collects, uses, and protects your information when using our automated assistant on the Meta Platform (Instagram) and other communication channels.

1. Data Collection and Source

We collect only the minimum necessary information to facilitate the booking process and ensure technical stability. We collect data provided during interaction with our app on the Meta Platform (Instagram):

• Name: To identify the client in the booking system.

• Phone number: To confirm the reservation and maintain operational contact.

• Technical Data (Instagram User ID): A unique identifier provided by the Meta API to maintain the continuity of the dialogue and technical support for the chat.

• Public Profile Info: Information you have made public in your Instagram settings (e.g., profile name).

2. Purpose of Data Use

We use your data exclusively for:

• Checking the availability of cottages for your selected dates.

• Processing preliminary bookings in our internal management system (Google Sheets).

• Technical maintenance of the AI assistant and responding to your inquiries.

3. Automated Processing (AI)

Inquiries are processed via an automated AI assistant. By using our chat, you consent to the automated processing of your information for booking purposes. You can interrupt the conversation with the bot at any time by typing "Operator" to reach a human manager.

4. Data Storage, Security, and Non-Disclosure

• Security: Your data is transmitted via encrypted channels to our private internal database through a secured automation server.

• No Third-Party Sharing: We do not sell, trade, or otherwise transfer your personal data to outside parties, advertisers, or marketing agencies. Data obtained through Meta APIs is used solely for the purposes described in this Policy.

• Retention Period: We store your data for the period necessary to fulfill the booking and provide subsequent service (up to 12 months after your last visit), unless you request earlier deletion.

5. Data Deletion Instructions

If you wish to delete your personal data collected through our Instagram AI assistant, please contact us:

1. Send an email to aivengo2010@gmail.com.

2. Subject: "Request to delete Instagram data".

3. Include your Instagram username and the phrase: "Please delete all my personal data collected via the AI agent". We will process your request and remove all associated data from our records within 24 hours.

6. Contacts

• Website: aivengo-sherwood.com.ua

• Instagram: @aivengo_sherwood

• Phone: +380502687402

• E-mail: aivengo2010@gmail.com

---

Політика конфіденційності та захисту персональних даних готельного комплексу «Айвенго Шервуд»

Дата останнього оновлення: 18 березня 2026 року

Ця Політика описує, як готельний комплекс «Айвенго Шервуд» (надалі — «Ми», «Комплекс») збирає, використовує та захищає вашу інформацію під час використання нашого асистента на платформі Meta (Instagram) та в інших каналах зв'язку.

1. Збір даних та джерело

Для забезпечення процесу бронювання та технічної підтримки чату ми збираємо наступні дані через платформу Meta (Instagram):

• Ім'я: для ідентифікації клієнта в системі бронювання.

• Номер телефону: для підтвердження броні та зв'язку з гостем.

• Технічні дані (Instagram User ID): унікальний ідентифікатор, що надається Meta API для технічного забезпечення діалогу.

• Публічна інформація профілю: ім'я користувача, яке ви зробили публічним у налаштуваннях Instagram.

2. Мета збору даних

Ми використовуємо ваші дані виключно для:

• Перевірки наявності вільних місць у котеджах.

• Оформлення попереднього бронювання у внутрішній системі (Google Sheets).

• Надання відповідей на ваші запитання та технічної підтримки роботи сервісу.

3. Автоматизована обробка (AI)

Запити обробляються за допомогою AI-асистента. Використовуючи наш чат, ви погоджуєтеся на автоматизовану обробку вашого імені та телефону для цілей бронювання. Ви завжди можете покликати людину, написавши слово «Оператор».

4. Зберігання, безпека та передача даних

• Безпека: Дані передаються зашифрованими каналами до нашої приватної бази через захищений сервер.

• Захист від передачі третім особам: Ми офіційно заявляємо, що не продаємо, не передаємо і не надаємо доступ до ваших персональних даних стороннім рекламодавцям або маркетинговим компаніям.

• Термін зберігання: Ми зберігаємо ваші дані протягом терміну, необхідного для виконання бронювання та сервісного обслуговування (але не більше 12 місяців з дати останнього візиту), якщо ви не надішлете запит на їх видалення раніше.

5. Інструкції з видалення даних

Якщо ви бажаєте видалити свої персональні дані, зібрані під час взаємодії з нашим ШІ-помічником, виконайте наступні кроки:

1. Надішліть лист на адресу: aivengo2010@gmail.com

2. Тема листа: «Запит на видалення даних Instagram».

3. У тексті зазначте ваш нікнейм в Instagram та фразу: «Прошу видалити всі мої персональні дані, зібрані через AI-агента». Ми видалимо всю пов'язану інформацію з нашої бази даних протягом 24 годин.

6. Контакти

• Сайт: aivengo-sherwood.com.ua

• Instagram: @aivengo_sherwood

• Телефон: +380502687402

• E-mail: aivengo2010@gmail.com